Tugas Sekretaris dalam Organisasi
Tugas Sekretaris dalam Organisasi - Pengertian sekretaris yaitu sekretaris yang tugasnya menolong seseorang eksekutif atau pimpinan. Jika dilihat dengan etimologi, sekretaris datang dari kata “secretum” yang bermakna “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang bermakna seseorang yang di beri keyakinan memegang rahasia.
Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :
“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or perorangan. ”
Pada prinsipnya pengertian ini tunjukkan kalau seseorang sekretaris memiliki pekerjaan mengurusi warkat, membuat korespondensi serta pekerjaan catat menulis yang lain untuk satu organisasi atau seorang.
Setelah itu menurut Drs. The Liang Gie, menyebutkan kalau sekretaris yaitu seseorang petugas yang pekerjaannya mengadakan masalah surat-menyurat termasuk juga mempersiapkan untuk seseorang petinggi perlu atau satu organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Pengertian umum kata sekretaris memiliki makna sama juga dengan penulis (notulen), namun penulis di sini yaitu pengertian pada seorang yang memiliki pekerjaan begitu terkait dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari satu aktivitas perkantoran atau perusahaan.
Jadi, pekerjaan seseorang sekretaris yaitu menolong pimpinan supaya pimpinan kantor atau perusahaan bisa melakukan tugasnya dengan efisien serta efektif.
B. Peran serta Pekerjaan Sekretaris
Peran Sekretaris
Dalam praktik penyelenggaraan kantor dimana sudah umum kalau pimpinan dari satu perusahaan, lembaga atau instansi yang lain dibantu oleh seseorang pegawai yang dibebani dengan pekerjaan surat menyurat, filing serta service tamu ataupun sebagian masalah rapat. Pegawai itu lazimnya diberi nama sekretaris, jika ia mengadakan surat menyurat yang berbentuk pribadi atau rahasia dari pimpinannya.
Pada awalnya sekretaris yaitu seseorang petugas yang di beri keyakinan untuk menaruh rahasia. Lalu lantas bermakna petugas yang mengadakan surat menyurat untuk seseorang petinggi pimpinan yang terkadang mencakup juga surat-surat rahasia atau surat yang berbentuk pribadi yg tidak pada tempatnya ditayangkan asal-asalan. Pada akhirnya pekerjaan sekretaris itu diperluas dengan beberapa sisi tata usaha yang lain. Saat ini seseorang sekretaris pada pokoknya yaitu asisten yang menolong dalam segalanya supaya pimpinan bisa berbentuk dengan efisien dalam menunaikan pekerjaan manajemennya.
Pekerjaan sekretaris tak akan dibatasi dalam bagian tata usaha saja, tetapi relatif untuk terus-terusan meluas. Dengan hal tersebut terkecuali sekretaris yang bertindak hanya jadi seseorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang memiliki peranan manajer. Karna kedudukannya jadi manajer, jadi sekretaris yang sekian itu lantas memiliki pegawai-pegawai bawahan. Pada akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan seluruh bagian kerjanya lantas diperkembang jadi satu unit organisasi. Unit organisasi ini saat ini lazimnya dikatakan sebagai sekretariat serta dikepalai oleh seseorang sekretaris yang berperan jadi manajer itu.
Jadi sekretaris yang melakukan tindakan jadi seseorang manajer biasanya memimpin unit organisasi yang dimaksud sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar dimaksud juga Sekretaris Jenderal).
C. Pekerjaan Sekretaris
Pekerjaan sekretaris dalam makna sempit yaitu jadi orang yang diakui oleh pimpinan untuk menaruh rahasia. Sedang pekerjaan sekretaris dalam makna luas yaitu proses beberapa pekerjaan yang berbentuk menolong manajer atau pimpinan untuk menggerakkan roda organisasi, instansi, ataupun kantor.
C. 1. Pada umumnya beberapa pekerjaan sekretaris yaitu mencakup beberapa hal jadi berikut
1. Terima dikte dari pimpinan.
2. Melakukan korespondensi (terima serta kirim surat, termasuk juga telepon serta telegram untuk sekretaris pribadi).
3. Menaruh arsip-arsip yang dinilai perlu.
4. Terima tamu-tamu pimpinan.
5. Buat jadwal pertemuan serta kesepakatan dengan rekan rekanan ataupun aktivitas yang lain.
6. Mempersiapkan beberapa bahan info pada pimpinan sesuai sama keperluan pimpinan dalam rapat ataupun aktivitas yang lain.
7. Melakukan tindakan jadi penghubung pada pimpinan serta bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat serta seminar pimpinan dengan bawahan ataupun pihak eksternal perusahaan.
9. Temani pimpinan dalam pertemuan perlu.
10. Membuat pidato-pidato untuk pimpinan.
Sekretariat serta Kesekretariatan
A. Pengertian Sekretariat
Seperti yang telah diterangkan singkatnya pada point diatas tentang awal terjadinya sekretariat, jadi di bagian ini juga akan diterangkan banyak hal mengenai kesekretariatan.
Menurut Drs. Wursanto kalau sekretariat yaitu unit organisasi atau instansi yang melakukan bebrapa layanan perkantoran dalam bagian ketatausahaan. Dengan pengertian itu hingga unit organisasi yang disebut meliputi ada unsur-unsur :
a. tempat agar bisa terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang di pimpin oleh seseorang sekretaris.
b. Manusia atau beberapa pegawai pelaksana, pencipta tata langkah serta tata kerja.
c. Alat atau fasilitas yang dibutuhkan untuk tercapainya keberlangsungan kerja dari sekretaris serta beberapa bawahannya.
Setelah itu pengertian kantor pada intinya bisa kita mengerti seperti berikut :
1. Tempat diselenggarakannya aktivitas mengatasi info.
2. Sistem mengatasi info dari mulai terima, menyatukan, membuat, menaruh hingga menyalurkan info.
Sekretariat atau kantor pastinya dalam aktivitasnya mengaplikasikan tata langkah proses kantor atau sekretariatnya masing-masing
B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan adalah kesibukan yang dikerjakan pada sekretariat yaitu tunjukkan tata kerja atau sistem kerjanya sekretariat. Dengan hal tersebut, kesekretariatan berbentuk aktif serta dinamis dalam aktivitas bebrapa layanan perkantoran, terlebih yang begitu terkait dengan sistem administrasi.
Setelah itu pengertian kesekretariatan yaitu adalah sifat aktivitas atau kesibukan kerja dari seseorang sekretaris, atau adalah sifat serta jenis pekerjaan yang perlu ditangani pada jabatan sekretaris.
Dalam proses kerjanya yang konkrit tentang beberapa pekerjaan sekretriat dari perusahaan-perusahaan biasanya umumnya seperti berikut (tanpa ada kajian yang lebih jauh tentang semasing aktivitasnya, terkecuali surat menyurat pada point selanjutnya) :
a. Persiapan serta proses pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan surat-menyurat.
c. Penyusunan hubungan keluar.
d. Penganggaran belanja
e. Persiapan serta penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan serta penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus serta rapat umum beberapa pemegang saham.
g. Aplikasi atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Pengaturan dokumentasi serta arsip/penyimpanan warkat berdasar pada abjad, tentang, nomor, tanggal, lokasi dsb.
i. Wadah atau tempat proses kesibukan atau aktivitas dari satu organisasi, hingga peranan kesibukan sekretriat itu bisa disebutkan aktif maupun tidak aktif.
C. Peranan Kesekretariatan
Pada intinya peranan kesekretariatan sesuai sama bagian kerjanya, jadi meliputi aktivitas dalam administrasi (dalam makna luas) pada suatu organisasi atau perkantoran. Sedang peranan kesekretriatan beda terkait dengan aktivitas ketatausahaan yaitu aktivitas administrasi dalam makna sempit yang mencakup :
1. ada beberapa orang yang bekerja,
2. penerimaan serta pengiriman surat,
3. penerimaan serta pengiriman telepon,
4. penyelesaian surat-surat yang terkait dengan aktivitas organisasi keseharian.
Aktivitas administrasi jadi peranan kesekretariatan dalam makna yang luas bisa mencakup aktivitas seperti berikut :
1. Membuat pencatatan (recording) dari semuanya aktivitas manajemen yang terkait dengan organisasi.
2. Administrasi kesekretariatan jadi alat proses dari pada aktivitas ketatausahaan yang berbentuk service (menolong), baik pada atasan ataupun kepada pihak beda yang berkaitan atau membutuhkan.
3. Administrasi kesekretariatan jadi alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan dengan perseorangan ataupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan jadi pelaksana pemegang rahasia kantor, ataupun perusahaan.
5. Adminstrasi kesekretariatan jadi pusat dokumentasi (master file).
Mengenai peranan kesekretriatan yang paling penting yaitu seperti berikut :
a. Membuat lancar jalan raya serta distribusi info ke semua pihak baik dengan internal ataupun eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang berkaitan.
c. Mengatur serta pelihara semua dokumentasi kantor yang memiliki manfaat untuk manajemen untuk membuat lancar beberapa peranannya.
Administrasi serta Tata Usaha
Administrasi adalah sistem penyelenggaraan organisasi secara detail, sedang tata usaha jadi aktivitas pencatatan-pencatatan, penggolongan data serta tulis-menulis dari sistem itu (Wowaruntu, 1991).
Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, bisa dikelompokkan jadi 4 (empat) jenis, yakni semua jenis pekerjaan yang berbentuk :
1. KOMUNIKASI
2. REGISTRASI
3. KOMPUTASI, dan
4. INFORMASI
Pada jaman moderen saat ini dalam kantor sudah umum kalau petinggi pimpinan dari satu perusahaan, lembaga atau instansi yang lain dibantu oleh seseorang pegawai yang dibebani dengan pekerjaan surat menyurat serta penyimpanan dokumen-dokumen dan service tamu ataupun masalah rapat yang diberi nama sekretaris (buku The Liang Gie).
Jabatan Sekretaris serta Unit Sekretariat
Pada pokoknya sekretariat yaitu unit organisasi yang lakukan pekerjaan service dalam bagian tata usaha. Tetapi searah dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, beberapa pekerjaan satu sekretriat juga terlihat meluas hingga seringkali mencakup sebagian bagian kepegawaian, keuangan, perbekalan serta hubungan orang-orang.
Dengan perubahan jabatan sekretaris yang demikian luas dari juru catat hingga jadi manajer tingkat atas, jadi saat ini disadari ada bagian kerja yang dimaksud “secretaryship” atau kesekretriatan adalah profesi dari seluruh sekretaris yang bekerja dalam berbagai macam organisasi pada semuanya tingkat tahap organisasi.
